ORD .: Nº 0439
/ 04 /
MAT.: Cajas de Compensación: Validez certificados
electrónicos cotizaciones.
Dirección del Trabajo: Fiscalizadores. Certificados Pago electrónicos cotizaciones.
Dirección del Trabajo: Conciliadores. Certificados pago electrónicos
cotizaciones.
Certificados
electrónicos Pago Cotizaciones: Validez.
Cotizaciones
previsionales. Pago. Certificados electrónicos.
Finiquito. Ratificación.
Certificados electrónicos pago cotizaciones.
RDIC.: 1) Los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales y
las planillas de pago emitidas por las Cajas de Compensación de Asignación
Familiar La Araucana, de Los Andes u otras, o por cualquiera otra entidad
reconocida por la Superintendencia de Pensiones como entidad recaudadora de
cotizaciones previsionales, pueden ser considerados documentos válidos para
acreditar el entero de las mismas, sea por ministros de fe en los actos de
ratificación de finiquitos de contratos de trabajo, según lo dispuesto en los
incisos 3º y 4º del artículo 177 del Código del Trabajo, o por Inspectores del
Trabajo en sus funciones de fiscalización, o por Conciliadores en el desarrollo
de las audiencias correspondientes.
2) Con el mérito de lo resuelto en el punto 1) precedente, deben entenderse complementados los dictámenes
Nºs. 0343/004, de 21.01.2010, 2231/96, de 28.05.2004, y 3673/181, de
04.10.2001, y modificado el Ord. Nº 3819, de 27.09.2001, todos de esta
Dirección, y se deja sin efecto cualquier otro pronunciamiento contrario a lo que
se contiene en el presente informe.
ANT.: 1) Oficio Nº 343, de 08.01.2013, de Sra. Superintendenta de
Pensiones;
2) Ords. Nºs. 5498, de 19.12.2012, y
4193, de 01.10.2012, de Directora del Trabajo;
3)
Memo. Nº 14, de 04.09.2012, de Jefa Departamento de Relaciones
Laborales;
4)
E-mail de 17.08.2012, de Subjefe
Departamento de Inspección.
FUENTES: Código del Trabajo, art. 177, incisos 3º y 4º; Ley Nº 19.799, arts. 2º letra d) y 3º, inciso 1º.
CONCORDANCIAS: Dictámenes Nºs.
0343/004, de 21.01.2010; 2231/96,de 28.05.2004, y 3673/181, de
04.10.2001 y Ord. Nº 3819, de
27.09.2011.
.
SANTIAGO, 24.enero.2013
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SRA. JEFA
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
Mediante presentación del
Ant.
3),
se solicita un pronunciamiento de
esta Dirección,
acerca de
si los
certificados electrónicos de pago
de cotizaciones previsionales emitidos por las Cajas de Compensación de Asignación
Familiar La Araucana y de Los Andes, podrían ser considerados igual que
“planilla de
pago de
cotizaciones previsionales”, para
efectos
de acreditar dicho pago, especialmente ante ministros de fe como notarios públicos, Inspectores del Trabajo u otros, al momento de ratificación
de finiquitos de contratos de trabajo, o ante conciliadores del Servicio en el
desarrollo de las audiencias correspondientes
Sobre
el particular, cúmpleme informar a Ud.
lo siguiente:
El
artículo 177, incisos 3º y 4º, del Código del Trabajo, dispone:
“En el despido de un trabajador por alguna de las causales a
que se refiere el inciso quinto del artículo 162, los ministros de fe, previo a
la ratificación del finiquito por parte del trabajador, deberán requerir al empleador que les acredite, mediante certificados de los organismos competentes o con las copias de las respectivas planillas de pago, que se ha dado cumplimiento íntegro al pago de todas las cotizaciones para
fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo si correspondiera, hasta
el último día del mes anterior al del despido. Con todo, deberán dejar
constancia de que el finiquito no producirá el efecto de poner término al
contrato de trabajo si el empleador no hubiera efectuado el integro de dichas
cotizaciones previsionales.”
“Los organismos a que se refiere el inciso precedente, a
requerimiento del empleador o de quien lo represente, deberán emitir un
documento denominado “Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas”, que deberá contener las cotizaciones que hubieran sido pagadas por el respectivo
empleador durante la relación laboral con el trabajador afectado, certificado
que se deberá poner a disposición del empleador de inmediato o, a más tardar,
dentro del plazo de 3 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la
solicitud. No obstante, en el caso de las cotizaciones de salud, si la relación
laboral se hubiere extendido por más de un año el certificado se limitará a los
doce meses anteriores al del despido.”
De la
disposición legal anterior se desprende, en lo pertinente, que los organismos
competentes en materia de recaudación de cotizaciones previsionales de fondos
de pensiones, de salud y de seguro de
desempleo, deben emitir un documento denominado Certificado de Cotizaciones
Previsionales Pagadas, a requerimiento del empleador o su representante,
para acreditar ante
el respectivo ministro de fe, el pago de las correspondientes cotizaciones en
la ratificación de finiquitos de contratos de trabajo.
Se deriva,
asimismo,
que el mencionado certificado puede ser reemplazado por
las copias de las planillas de pago de las cotizaciones, para los mismos
efectos.
Pues
bien, la Superintendencia de Seguridad Social había precisado a este Servicio,
por Ord.
Nº15.052,
de 19.04.2004,
que los organismos idóneos para emitir
tales certificados eran las Administradoras de Fondos de Pensiones AFP y
el ex Instituto de
Normalización Previsional INP, actual Instituto de Previsión Social IPS.
respecto de pensiones; las Isapres, y el ex INP o actual IPS en el caso de afiliados a FONASA para salud;
las Cajas de Compensación de Asignación Familiar CCAF. cuando perciben el 0.6% también
para cobertura de salud, y la Administradora de Fondos de Cesantía, AFC. para la
cotización del seguro de desempleo. Este pronunciamiento permitió la emisión
del dictamen Nº 2231/96, de 28.05.2004.
Precisado
lo anterior, cabe señalar que en los últimos años en nuestro país se ha
generalizado la práctica de la recaudación y pago de las cotizaciones por vía de
transferencia electrónica, o por Internet, sistema que ha tenido un reconocimiento
legal tácito al establecerse, tanto en la Ley Nº20.255, como en la Nº20.288, la
ampliación del plazo para el pago de dichas cotizaciones desde el día 10 del
mes siguiente al del pago de las remuneraciones hasta el día 13 del mismo mes, solamente
cuando se hace por transferencia electrónica.
A
través del mismo sistema Internet es posible igualmente, obtener, tanto un certificado electrónico del pago,
como de las planillas pagadas con el detalle por cada trabajador, todos los
cuales son suscritos con firma electrónica por el organismo recaudador, lo que
estaría acorde con la ley Nº 19.799, publicada en el Diario Oficial del
12.04.2002, de Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de
Certificación de dicha Firma.
En
efecto, el artículo 2º, letra d), de la ley Nº19.799, define el documento
electrónico como “ toda representación de
un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por
medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso
posterior”.
El
artículo 3º, inciso 1º de la misma ley, agrega:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas
naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos
de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por
escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como
escritos, en los casos que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y
en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando
consten igualmente por escrito.”
De este modo,
el legislador equipara los efectos jurídicos de los documentos
electrónicos con los de soporte en papel, cuando la ley requiere de estos
últimos.
Precisado
lo anterior, cabe expresar que la doctrina de este Servicio en relación a la
procedencia, validez y eficacia jurídica de los documentos de pago de
cotizaciones previsionales y sus certificaciones emitidos computacionalmente se
encuentra contenida, entre otros, en dictámenes Nº0343/004,
de 21.01.2010, y 3673/181 de 04.10.2001, respecto del sistema de recaudación
electrónica por medio del sitio web Previred.com, y en Ord. Nº3819,
de 27.09.2011, en relación a la Caja de Compensación de Asignación Familiar La
Araucana, limitada en este caso sólo a la recaudación de la cotización del 0.6%
para salud de los trabajadores afiliados a Fonasa.
Pues
bien, atendido que se hace necesario ampliar la doctrina de los
pronunciamientos anteriormente indicados, en especial en cuanto a la validez de los mencionados documentos de acreditación del
pago de cotizaciones previsionales, y lo solicitado en la presentación del Ant.
3),
se estimó procedente consultar a la Superintendencia de
Pensiones, mediante Ords. Nºs 4193 y 5498, del Ant. 2), si el sistema electrónico de recaudación señalado y
la correspondiente certificación por las Cajas de Compensación de Asignación
Familiar La Araucana, Los Andes u otras, o por cualquiera otra institución
recaudadora autorizada, podrían ser considerados válidos o plenamente eficaces para tener por pagadas efectivamente las cotizaciones previsionales en
general, ando prueba fehaciente de ello, al igual que si se tratara de exhibir
las certificaciones de los organismos de previsión, o las copias de las planillas de pago de cotizaciones timbradas por los agentes recaudadores,
como exigencia para la ratificación de finiquitos de contratos de trabajo ante
ministros de fe, según los incisos 3º y 4º del artículo 177 del Código del Trabajo,
lo que
igualmente puede hacerse extensivo, a juicio de esta Dirección, para los Inspectores del Trabajo en sus
funciones de fiscalización y para los Conciliadores durante el desarrollo de
los comparendos correspondientes.
Sobre
el particular, la Sra. Superintendenta de Pensiones, a través de Ord. Nº 343,
del Ant. 1), ha expresado lo siguiente:
“Al respecto, esta Superintendencia puede informar a Ud.
dentro del ámbito de nuestra competencia, que mediante normas de Carácter
General contenidas en el Compendio de Normas del Sistema de Pensiones, que vino
a reemplazar las normas contenidas en las Circulares Nº 1.143 y sus
modificaciones y en la Circular Nº 1.540, tanto para las AFP como para la AFC,
se han impartido instrucciones a las fiscalizadas respecto de la procedencia de
celebrar convenios de recepción de declaraciones y recaudación de cotizaciones
a través de la modalidad electrónica y mixta, señalando que las Administradoras
podrán celebrar con entidades bancarias, Cajas de Compensación de Asignación
Familiar, o con otras entidades que autorice expresamente esta Superintendencia,
convenios para la recepción de las declaraciones y la recaudación de las
cotizaciones, depósitos y aportes, los que deberán ser enterados efectivamente
en la respectiva Administradora o depositados en las cuentas corrientes que
corresponda en los plazos que determine la normativa vigente, reconociéndole la
calidad de entidad recaudadora de cotizaciones previsionales, razón por la cual
los certificados electrónicos emitidos por esas entidades, así como las
planillas de pago de cotizaciones pueden ser considerados documentos válidos
para acreditar el entero de las mismas.”
En
consecuencia, de conformidad a lo expuesto por la Superintendencia de Pensiones,
doctrina y disposiciones legales citadas, cúmpleme expresar a Ud. que:
1) Los
certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales como las
planillas de pago emitidos por las Cajas de Compensación de Asignación Familiar
La Araucana, de Los Andes u otras, o por cualquiera otra entidad reconocida por
la Superintendencia de Pensiones como entidad recaudadora de cotizaciones
previsionales, pueden ser considerados documentos válidos para acreditar el
entero de las mismas, sea por ministros de fe en los actos de ratificación de
finiquitos de contratos de trabajo, según lo dispuesto en los incisos 3º y 4º
del artículo 177 del Código del Trabajo, o por Inspectores del Trabajo en sus
funciones de fiscalización o por Conciliadores en el desarrollo de las
audiencias correspondientes.
2) Con
el mérito de lo resuelto en el punto 1) precedente, deben entenderse complementados
los dictámenes Nºs.0343/004, de 21.01.2010, 2231/96, de 28.05.2004, y 3673/181,
de 04.10.2001, y modificado el Ord. Nº
3819, de 27.09.2001, todos de esta Dirección, y se deja sin efecto cualquier otro
pronunciamiento contrario a lo que se contiene en el presente informe.
Saluda a Ud.,
MARÍA CECILIA SÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
1 comentario:
I'm not sure where you are getting your information, but great topic. I needs to spend some time learning much more or understanding more. Thanks for great info I was looking for this info for my mission.
Feel free to surf to my web page: book of ra kostenlos ohne anmeldung
Publicar un comentario